Timbrature

Guida utente — versione 1.1

Sistema di gestione presenze per piccole e medie imprese.
Documento aggiornato al 27 aprile 2026.
Include refactor enterprise UI, conformità GDPR e flusso di attivazione GPS con disclaimer.

01Cos'è Timbrature

Timbrature è una piattaforma web per la registrazione delle presenze del personale, pensata per piccole e medie imprese che hanno bisogno di un controllo affidabile ma semplice degli ingressi e delle uscite, delle assenze e delle ore lavorate.

02Architettura e ruoli

La piattaforma offre due interfacce sullo stesso server: un'app mobile per i dipendenti e una console web per l'ufficio. Il login determina quale delle due viene mostrata, in base al ruolo dell'utente.

I due ruoli

Sicurezza degli accessi

• Autenticazione via email e password con cookie sessione cifrato.
• Password reimpostabile tramite link via email inviato dall'ufficio.
• Cambio password obbligatorio al primo accesso (FirstLogin).
• Sessioni separate fra dispositivi: il logout su uno non disconnette gli altri.

03Per il dipendente — App mobile

Il dipendente usa Timbrature dal proprio smartphone tramite una Progressive Web App che si comporta come un'app nativa: ha la sua icona, va a schermo intero, supporta le notifiche push.

3.1 Primo accesso

1. Ricevi l'email di attivazione L'ufficio crea il tuo profilo e ti invia un link di reset password al tuo indirizzo email aziendale.
2. Clicca il link e imposta la tua password Sei rimandato alla pagina Cambia password: scegli una password sicura (minimo 6 caratteri).
3. Accedi con email + password Vieni indirizzato direttamente alla schermata Timbratura.

3.2 Installazione su iPhone (PWA)

1. Apri Safari e vai all'URL della piattaforma fornito dall'azienda (es. https://timbrature.azienda.it).
2. Premi il pulsante "Condividi" in basso (icona ) e scorri fino a Aggiungi alla schermata Home.
3. Conferma: l'icona Timbrature appare sulla home. Aprila come una normale app — niente più barra dell'indirizzo.

3.3 Installazione su Android

1. Apri Chrome e visita l'URL della piattaforma.
2. Apparirà un banner "Aggiungi a Home Screen". In alternativa, tocca i tre puntini in alto a destra → Installa app.
3. Conferma. L'app finisce nel cassetto delle app come qualsiasi altra.

3.4 Schermata Timbratura

È la schermata principale. Mostra lo stato del tuo turno corrente, le timbrature di oggi, il riepilogo settimanale.

Elementi della schermata

• Top bar: nome dell'applicazione (configurabile dall'ufficio in Settings → Dati azienda) e icona profilo a destra.
• Chip di stato: pillole colorate sotto la top bar che indicano in tempo reale Wi-Fi (verde = ufficio, rosso = fuori rete) e QR (blu = atteso, verde = ok).
• Card "Turno in corso": quando un turno è attivo la card mostra strisce diagonali verdi animate — segnale visivo "in registrazione".
• Dock inferiore: 4 sezioni (Timbratura, Assenze, Attività, Presenze). La voce attiva è in primario blu.

Menu profilo

Toccando l'icona profilo in alto a destra si apre un dropdown con il nome e cognome dell'utente loggato + email, e le voci: Guida rapida, Cambia password, Esci. La PWA non ha barra dell'indirizzo né bottone "indietro": tutto passa da qui.

Aggiornamenti automatici della PWA

Stati possibili

3.5 Avviare un turno con il QR

1. Tocca Inizia turno sulla schermata Timbratura.
2. Si apre la fotocamera. Inquadra il QR code affisso in ufficio (lo stampa l'ufficio dalla pagina Stampa QR).
3. Se il QR è valido e sei collegato al Wi-Fi dell'ufficio, parte il turno e vedi Turno in corso.

3.6 Avviare/chiudere un turno senza QR (eccezione)

Se non puoi scansionare il QR (sei fuori sede, lavori in remoto autorizzato, hai dimenticato di timbrare), puoi:

• Timbratura remota: solo se l'ufficio ha abilitato l'opzione Lavoro a distanza sul tuo contratto. Compare il pulsante Avvia turno (remoto).
• Chiusura senza QR: dichiari manualmente data e ora di fine, lasci una nota obbligatoria, l'ufficio dovrà approvare.

3.7 Richieste di modifica timbratura

Se ti accorgi di un errore in un turno (orario sbagliato, dimenticanza), apri il dettaglio del turno e crea una richiesta di correzione:

3.8 Richieste di assenza

1. Vai alla tab Assenze (icona ) e tocca Nuova richiesta.
2. Scegli il tipo di assenza (Ferie, Permesso, Mutua, Infortunio, ecc. — la lista è configurata dall'ufficio).
3. Indica le date (singolo giorno o periodo) e l'orario se l'assenza è oraria (es. permesso di 2 ore).
4. Se il tipo richiede un certificato medico, allega il PDF e inserisci il numero di protocollo INPS.
5. Aggiungi una nota se utile e invia.

3.9 Notifiche push

L'app può inviarti notifiche al telefono quando:

• Una tua richiesta di correzione viene approvata o rifiutata.
• Una tua richiesta di assenza viene valutata.
• Hai dimenticato di chiudere un turno aperto da troppo tempo.

Per attivarle, vai su Profilo → Notifiche e dai il consenso quando il browser lo chiede. Sui dispositivi iOS le notifiche funzionano solo se la PWA è installata sulla home (non in Safari normale).

04Per l'ufficio — Console amministrativa

La console web è ottimizzata per desktop e tablet. Si apre nello stesso URL della piattaforma: l'utente con ruolo Office viene reindirizzato automaticamente alla dashboard.

4.1 Dashboard

La dashboard è il punto di partenza. Mostra a colpo d'occhio:

Sotto i KPI ci sono due sezioni live:

• Turni in corso: dipendenti attualmente al lavoro, con orario di inizio e durata. Si aggiorna ogni 30 secondi.
• Turni conclusi · Oggi: lista di chi ha già finito, con eventuali correzioni in attesa che richiedono il tuo intervento (pulsante Verifica).

4.2 Gestione dipendenti

Dalla voce di menu Dipendenti hai la lista completa. Per ogni dipendente puoi:

Anagrafica e contratto

Per ogni dipendente si configura:

• Anagrafica: nome, cognome, matricola, codice fiscale (16 caratteri).
• Contatti: email aziendale, telefono. Se il telefono è un cellulare italiano la lista mostra anche il pulsante WhatsApp.
• Planning: colore identificativo, note di disponibilità.
• Impostazioni:
  • Escluso dalla rendicontazione — non compare nei report ufficiali.
  • Responsabile — vede tutti i turni del team nel calendario.
• Ruoli applicativi: Employee, Office (uno o entrambi).
• Contratto: tipo (determinato/indeterminato), ruolo lavorativo, area, ore settimanali, data inizio/fine, "Lavoro a distanza" sì/no.

4.3 Approvazione richieste timbratura

Dalla voce Richieste vedi tutte le correzioni in attesa. Per ognuna l'ufficio può:

• Approvare: la modifica viene applicata al turno e diventa quella ufficiale per i report.
• Rifiutare con nota motivazionale: il turno originale resta intatto.

Le richieste pendenti sono sempre evidenziate in giallo nella tabella e nei filtri in alto puoi switchare fra In attesa, Approvate, Rifiutate.

Audit trail

Ogni decisione resta visibile nel report con: chi, quando, eventuale nota ufficio. Non si possono cancellare richieste già processate.

4.4 Approvazione assenze

La pagina Assenze mostra tutte le richieste, filtrabili per stato. Aprendo il Valuta di una richiesta vedi:

• Riepilogo della richiesta (tipo, periodo, ore se oraria, nota dipendente).
• Eventuale richiesta di certificato medico: caricamento PDF e protocollo INPS.
• Lista degli altri dipendenti già assenti nello stesso periodo (per evitare sovrapposizioni che lasciano scoperto il turno).
• Decisione: Approva oppure Rifiuta, con nota visibile al dipendente.

4.5 Report

Report settimanale

Tabella con dipendenti in riga e giorni della settimana in colonna. Per ogni giorno mostra le ore lavorate, eventuali turni in corso, indicatori di qualità (Wi-Fi/QR/GPS) per ogni timbratura. Naviga avanti/indietro fra le settimane.

Report mensile

Aggrega le ore di ogni dipendente per settimane del mese, mostra il totale, evidenzia scostamenti rispetto alle ore contrattuali. Da qui puoi:

• Validare il mese: blinda i dati e impedisce ulteriori modifiche. Si fa quando si è chiusa la mensilità con il consulente del lavoro.
• Sbloccare il mese: solo se devi correggere dati post-validazione.

4.6 Configurazione iniziale (Settings)

Tutta la configurazione è raggruppata sotto Amministrazione nella sidebar:

4.7 Attivare la geolocalizzazione (flusso compliance)

La geolocalizzazione è una funzione opzionale soggetta a normativa stringente (Statuto dei Lavoratori, Jobs Act, GDPR). La pagina Settings → Geolocalizzazione non permette di attivarla con un semplice click: il primo passaggio da OFF a ON è protetto da un modal di conferma obbligatorio che riassume gli adempimenti.

Audit dell'attivazione

Ogni passaggio ON/OFF è registrato nel database. La pagina mostra in cima un banner "Cronologia attivazioni" con utente, data e ora dell'ultima attivazione e disattivazione, così c'è sempre traccia di chi ha esercitato la facoltà e quando.

Dettaglio normativo completo

Il documento Timbrature.Docs/compliance-gdpr.html contiene la checklist operativa estesa, riferimenti normativi puntuali (Artt. 4 e 38 L. 300/1970, Art. 30 GDPR, Art. 83 GDPR sulle sanzioni), un FAQ specifico per PMI e un modello di informativa privacy pronto da adattare.

05Sicurezza e validazione delle timbrature

Una timbratura è considerata "buona" (Quality = GOOD) quando passa più controlli indipendenti. Nessun controllo da solo è sufficiente: insieme forniscono ragionevole certezza che il dipendente sia effettivamente in ufficio.

I tre livelli di verifica

Come funziona davvero la "validazione Wi-Fi"

Le regole supportate in Settings → Wi-Fi ufficio:

• IP singolo: 203.0.113.42 — match esatto.
• Prefisso: 203.0.113. (con il punto finale) — qualunque IP che inizia con quei numeri.
• CIDR: 203.0.113.0/24 — l'intera subnet.

L'IP pubblico dell'ufficio si può rilevare con il pulsante Rileva IP nella schermata Wi-Fi: il sistema mostra l'IP visto in quel momento e lo si può copiare nella nuova regola.

Risultato finale: Quality

06Prima configurazione della piattaforma

Quando la piattaforma viene attivata per la tua azienda, segui questi passi nell'ordine indicato per metterla a regime. Tutto si configura dalla sezione Amministrazione della console web (sidebar a sinistra), nessuna azione tecnica è richiesta.

1. Dati azienda: inserisci ragione sociale, codice fiscale, partita IVA, PEC e telefono. Sono usati nei documenti generati dal sistema.
2. Email: imposta l'indirizzo email mittente con cui partono le notifiche e le email di attivazione dei dipendenti. Premi Invia test per verificare che l'invio funzioni: senza email funzionante non potrai attivare i dipendenti.
3. Wi-Fi ufficio: nella schermata Wi-Fi tocca Rileva IP mentre sei connesso alla rete dell'ufficio per leggere automaticamente l'indirizzo pubblico, poi salva la regola. Aggiungi una regola per ogni ufficio o sede in cui si timbra.
4. Geolocalizzazione (opzionale): se decidi di usare il GPS, prima completa gli adempimenti normativi indicati in §4.7, poi inserisci le coordinate dell'ufficio (le ricavi da Google Maps con tasto destro sull'edificio), il raggio di tolleranza in metri e l'accuratezza minima del segnale.
5. Arrotondamento ore: scegli lo step (5/15/30/60 minuti), la modalità (per difetto, più vicino, per eccesso) e la tolleranza in base all'accordo con il consulente del lavoro.
6. Tipi di assenza: i tipi di base (Ferie, Permesso, Malattia, Infortunio) sono già pre-popolati. Aggiungi quelli specifici della tua azienda se necessario, configurando per ognuno se è oraria, se richiede certificato e se blocca le timbrature.
7. Ruoli lavorativi: i ruoli di esempio (es. Cameriere, Cuoco, Barista) sono modificabili o disattivabili. Aggiungi quelli che servono alla tua organizzazione.
8. Crea i dipendenti: per ciascuno inserisci anagrafica, dati del contratto e mansione. Premi Invia email di attivazione: il dipendente riceverà il link per impostare la propria password.
9. Stampa il QR: dalla lista dipendenti premi Stampa QR, esci con il file PDF e affiggi il foglio vicino all'ingresso dell'ufficio. È il QR che tutti scansionano per timbrare.
10. Verifica notifiche: in Settings → Notifiche premi il pulsante di test per assicurarti che le notifiche push arrivino correttamente al tuo dispositivo.

07Risoluzione problemi

"Non riesco ad accedere"

• Verifica di usare l'email aziendale registrata dall'ufficio.
• Se non hai mai ricevuto la mail di attivazione, chiedi all'ufficio di reinviarla (pulsante nella lista dipendenti).
• Se hai dimenticato la password, l'ufficio può resettartela manualmente.

"QR non valido"

• Il QR scaricato deve essere quello stampato dall'ufficio dalla pagina Stampa QR. Non funzionano QR generici.
• Se l'ufficio ha ristampato il QR, gli eventuali QR vecchi smettono di funzionare: scaricane uno nuovo.

"Wi-Fi NO" anche se sono in ufficio

• Verifica di essere connesso al Wi-Fi aziendale (non in tethering 4G/5G).
• L'IP pubblico dell'ufficio può essere cambiato: chiedi all'amministratore di rilevare l'IP attuale e aggiornare la regola.
• Se usi una VPN, disattivala prima di timbrare: la VPN cambia il tuo IP visibile.

"Le notifiche push non arrivano"

• Su iPhone: la PWA deve essere installata sulla home, non aperta da Safari.
• Verifica di aver dato il consenso quando il browser ha chiesto.
• Vai su Profilo → Notifiche e re-iscriviti.
• Sul desktop, le notifiche funzionano solo se il browser è in primo piano o lasciato aperto in background.

"L'icona PWA non si aggiorna"

• iOS cachea l'icona al momento dell'installazione e non la ricarica.
• Per vedere il logo nuovo: rimuovi la PWA dalla home, pulisci i dati Safari per il sito, ri-aggiungi alla home.
• Per aggiornamenti diversi dall'icona (CSS, contenuti): la PWA mostra un banner Aggiornamento disponibile entro 30 secondi dall'apertura. Tap su Ricarica.

"Impossibile avviare la fotocamera" sul telefono

• Controlla che l'URL della piattaforma inizi per https://. iOS e Android non consentono l'accesso alla fotocamera (e al GPS) da pagine non sicure.
• La prima volta iOS chiede il permesso fotocamera: tocca Consenti. Se hai negato, vai in Impostazioni → la PWA Timbrature → Fotocamera → Consenti.
• Se persiste, prova a chiudere e riaprire la PWA, oppure rimuoverla dalla home e aggiungerla di nuovo.

"Il chip Wi-Fi diventa rosso dopo aver timbrato"

• Capita talvolta su iPhone per uno scambio momentaneo tra Wi-Fi e connessione cellulare subito dopo la timbratura. L'app rivaluta lo stato automaticamente dopo un secondo e ogni volta che la riapri: il chip torna verde da solo, senza bisogno di ricaricare.
• Se persiste: tira giù la pagina per ricaricare manualmente. Verifica anche che il telefono non abbia "Assistenza Wi-Fi" attiva (Impostazioni → Cellulare), che fa passare aggressivamente alla rete mobile quando il Wi-Fi è debole.

"Il toggle della geolocalizzazione non salva"

• Per attivare la geolocalizzazione devi prima accettare il modal di conferma: spunta la casella e premi Confermo e attivo. Senza questa accettazione esplicita la transizione OFF → ON viene rifiutata (è il flusso di compliance descritto in §4.7).
• Se la pagina mostra un banner giallo "Funzione disattivata a livello di sistema", contatta il fornitore della piattaforma per sbloccarla.

"Le email non partono"

• Verifica in Settings → Email/SMTP che il pannello mostri OK a fianco di SMTP.
• Premi Invia test SMTP: se il test fallisce, controlla username/password e abilita l'autenticazione "App password" se usi Gmail con 2FA.
• Per Gmail: la password normale non funziona, serve una App password generata dal pannello account Google.

08Glossario

Documento generato per la piattaforma Timbrature v1.1 (aggiornato al 27 aprile 2026).
Per il dettaglio normativo e operativo della geolocalizzazione vedi Timbrature.Docs/compliance-gdpr.html.
Per supporto tecnico contatta l'amministratore della piattaforma.